As etapas do trabalho, do estudo à entrega
Depois do primeiro contato e da entrevista com o órgão, o trabalho segue estas etapas.
Os dados da folha, mesmo sem exportação pronta
Nem todo sistema de folha entrega os dados prontos. Nesses casos, a Dokka automatiza a extração com um robô (RPA) que opera a tela do relatório, competência por competência, e salva cada arquivo.
Por isso a extração traz seis vantagens para o órgão:
- Programação para ganhar tempoLinguagens como Python e SQL automatizam as etapas repetitivas. Menos trabalho manual e mais tempo para conferir.
- Sigilo e LGPDOs dados dos servidores são tratados com sigilo e só para o trabalho contratado, conforme a LGPD. Ficam guardados em disco criptografado por 60 meses, para recriar o cálculo em auditorias, e são eliminados depois desse prazo.
- Acesso sob controle do órgãoA extração só começa com a autorização do órgão.
- O robô para diante do inesperadoDiante de uma tela desconhecida, o robô para. Se a execução é interrompida, retoma de onde parou.
- Original sempre preservadoO arquivo extraído da folha é guardado como veio, com uma impressão digital (SHA-256). Se algum dado precisar de correção, ela é feita à parte e fica registrada.
- Dados conferidos antes do cálculoAs somas são conferidas por servidor e no total. Problemas são marcados, e arquivo incompleto não entra.
O sistema que a Dokka usa, tela a tela
O Descongela é um serviço: o sistema usado é de uso interno, e quem o opera é a Dokka. O órgão recebe os resultados, em planilhas e relatórios, e decide.
Primeiro, os dados de entrada são conferidos
Antes de qualquer cálculo, o sistema compara o que foi lido do arquivo da folha com o que foi gravado, e mostra erros e avisos antes de seguir.
O arquivo original fica guardado, com a sua impressão digital.
Cada linha com aviso é conferida, e o valor é justificado
Cada linha com aviso mostra o que o sistema encontrou e o que fazer. Quem opera o sistema corrige o dado ou registra, em uma frase, por que o valor está correto.
A justificativa é obrigatória e fica guardada com data e hora. O sistema apenas sinaliza; a correção e a dispensa são sempre registradas por uma pessoa.
O sistema sinaliza, a Dokka confere e o órgão valida
Valores fora do padrão e inconsistências viram sinais para revisão. A Dokka confere e justifica cada sinal, e o órgão valida o resultado e decide o que fazer com ele. Se discordar de um número, a Dokka revê e refaz o cálculo.
A tela separa o que o sistema fez do que pessoas registraram, e deixa claro que a ausência de sinal não é conferência.
O panorama do lote
Os totais do cálculo aparecem agrupados por campos do cadastro, como a secretaria, com a diferença e a diferença corrigida pelo IPCA.
O mesmo resumo sai em planilha para o contador.
A planilha de cada servidor, para a administração
A planilha fica com o órgão (RH, contador e controle interno). Cada servidor tem a sua, com a conta mês a mês (competência), o índice IPCA aplicado e o resumo por evento.
As células de cálculo são fórmulas do Excel: basta clicar na célula para ver a conta. O órgão e o auditor podem refazer o caminho do número, em vez de receber só o valor final.
A planilha geral, para o contador
Os totais do lote por secretaria, vínculo e benefício, o fluxo de pagamento e a análise do custo, com gráficos.
No fluxo e parcelamento, as células amarelas são as premissas do contador (entrada, número de parcelas, encargos). O sistema apura o valor; quem decide se e como pagar é o órgão. Os valores apurados são brutos: sobre eles incidem contribuição previdenciária e imposto de renda, conforme o caso.
O mesmo lote, visto por recorte
Como o cálculo é feito mês a mês, o órgão não precisa escolher o período antes de contratar. Escolhe depois, com o valor de cada recorte na mão.
| Recorte | Diferença corrigida (R$) |
|---|---|
| Somente 2020 (a partir de 28/05) | 144.500,00 |
| Somente 2021 | 268.300,00 |
| Período inteiro da lei | 412.800,00 |
| Período inteiro, em 24 parcelas | 17.200,00 por parcela |
Exemplo ilustrativo: lote fictício de 40 servidores, parcelamento sem encargos. Em um caso real, o contador define as premissas do parcelamento e o relatório traz também a divisão por secretaria e por benefício.
Os documentos que o órgão recebe
Dois relatórios, para dois públicos
O documento de referência
Relatório técnico, para o órgão
É o documento de referência do trabalho: metodologia, resultados por ano, secretaria e vínculo, e uma seção que reúne os números de que o contador precisa para elaborar o estudo de impacto financeiro e a distribuição do pagamento no tempo.
Traz também um quadro de controles que mostra o que foi atendido e o que ficou pendente. O sistema não esconde a pendência: o órgão decide o que fazer com ela.
O "contracheque" do Descongela
Relatório individual, para o servidor
Cada servidor pode receber um relatório próprio, com o resumo por evento, a relação mês a mês e o valor apurado, para conferir o resultado do seu caso. O pagamento só ocorre se o município aprovar a lei local e decidir pagar.
O relatório avisa que sobre os valores incidem contribuição previdenciária e imposto de renda, conforme o caso. A planilha completa, com a memória de cálculo, fica com o órgão: em caso de dúvida, o servidor procura o órgão.
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